Die Abberufung ist beschlossen, der neue Verwalter bestellt — jetzt beginnt der Teil, der in der Praxis am häufigsten für Reibung sorgt: die Übergabe. Was muss der alte Verwalter herausgeben? Was muss die neue Verwaltung als Erstes prüfen?
Warum die Übergabe oft der kritischste Moment ist
Ein Verwalterwechsel ist für die WEG rechtlich unkompliziert — Beschluss fassen, neuen Vertrag schließen, fertig. In der Praxis entstehen die größten Probleme aber genau in der Phase dazwischen: Der scheidende Verwalter hat oft wenig Motivation, zügig und vollständig zu übergeben, während die neue Verwaltung ohne die Unterlagen kaum arbeitsfähig ist.
Wer die Übergabephase unterschätzt, riskiert Monate mit unklaren Zuständigkeiten.
Der Herausgabeanspruch der Gemeinschaft
Der bisherige Verwalter ist verpflichtet, sämtliche Unterlagen und Vermögenswerte der Gemeinschaft herauszugeben, die er im Rahmen seiner Tätigkeit erlangt hat. Dieser Anspruch ergibt sich aus dem Verwaltervertrag in Verbindung mit den allgemeinen Regeln zum Auftragsrecht (§§ 675, 667 BGB) und betrifft alles, was der Verwaltung anvertraut oder von ihr im Namen der Gemeinschaft angeschafft wurde — nicht nur Papierunterlagen, sondern auch Guthaben, Zugänge und digitale Daten.
Die vollständige Übergabe-Checkliste
Verwaltungsunterlagen
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- Beschluss-Sammlung
- Protokolle der Eigentümerversammlungen
- Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen
- Instandhaltungsrücklage: Stand und Historie
- Objekt- und Bauakte, Grundrisse
Finanzen
- Kontostände aller Konten
- Vollmachten und Zeichnungsberechtigungen
- Offene Posten und Mahnverfahren
- Belege des laufenden Wirtschaftsjahres
Verträge
- Versicherungspolicen
- Wartungs- und Dienstleistungsverträge
- Energieversorgerverträge Gemeinschaftsflächen
- Bei Mietverwaltung: Mietverträge, Kautionskonten
Sonstiges
- Schlüssel und Zugangsdaten
- Zugänge zu digitalen Portalen
- Laufende Rechtsstreitigkeiten, Mängelansprüche
- Kontaktdaten von Dienstleistern
Typische Probleme — und wie man ihnen vorbeugt
Verzögerte Übergabe: Ein fester Übergabetermin mit klarer Fristsetzung im Abberufungsbeschluss verhindert, dass sich die Übergabe unnötig hinzieht.
Unvollständige Unterlagen: Ein strukturiertes Übergabeprotokoll, das beide Seiten unterschreiben, macht fehlende Dokumente sofort sichtbar.
Unklare Kontovollmachten: Solange die Bankvollmachten nicht umgeschrieben sind, bleibt der alte Verwalter formal zugriffsberechtigt — dieser Schritt sollte direkt nach der Abberufung angestoßen werden.
Fehlende Kommunikation: Ein kurzes Informationsschreiben an alle Eigentümer (und bei Mietobjekten an die Mieter) mit neuen Kontaktdaten verhindert Verwirrung in der Übergangszeit.
Wie WEG-Kontor Übergaben strukturiert
Eine saubere Übergabe beginnt für uns nicht erst mit der ersten E-Mail an die Vorverwaltung, sondern mit einer klaren Liste der benötigten Unterlagen, die dem Beirat direkt bei Auftragsbestätigung vorliegt. So lässt sich schon während der laufenden Kündigungsfrist prüfen, was tatsächlich vollständig vorhanden ist.
Dieser Beitrag bietet eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange darf eine Übergabe dauern?
Es gibt keine gesetzlich fixierte Frist für die Übergabe selbst — sie sollte sich aber am Ende der Verwaltervertragslaufzeit orientieren.
Was tun, wenn der alte Verwalter nicht reagiert?
Eine schriftliche Mahnung mit Fristsetzung ist der erste Schritt. Bleibt diese erfolglos, kann der Herausgabeanspruch gerichtlich durchgesetzt werden.
Muss die neue Verwaltung die alten Unterlagen prüfen, bevor sie übernimmt?
Ja, unbedingt. Eine Sichtprüfung auf Vollständigkeit direkt bei Übergabe erspart später aufwendige Nachforschungen.