Zwei Dokumente, ein Name, ständige Verwechslung: die Jahresabrechnung der WEG und die Betriebskostenabrechnung an den Mieter werden im Alltag oft in einen Topf geworfen — dabei sind es rechtlich zwei völlig verschiedene Abrechnungen mit unterschiedlichen Empfängern, unterschiedlichen Inhalten und unterschiedlichen Fristen.
Zwei Abrechnungen, die oft verwechselt werden
Hausgeldabrechnung der WEG
Innenverhältnis der Eigentümergemeinschaft. Zeigt, wofür das monatliche Hausgeld verwendet wurde — Verwaltung, Rücklage, Betriebskosten des Gemeinschaftseigentums. Empfänger: alle Eigentümer.
Betriebskostenabrechnung an den Mieter
Verhältnis zwischen vermietendem Eigentümer und seinem Mieter. Enthält ausschließlich die nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlagefähigen Kostenarten. Empfänger: der Mieter der jeweiligen Einheit.
Wer eine Einheit vermietet, muss aus der eigenen Hausgeldabrechnung die umlagefähigen Positionen herausziehen und daraus die separate Betriebskostenabrechnung für den Mieter erstellen — die beiden Dokumente laufen nicht automatisch ineinander über.
Was in der Hausgeldabrechnung steht
- Verwaltervergütung — trägt der Eigentümer selbst, nicht umlagefähig
- Instandhaltungsrücklage — trägt der Eigentümer selbst, nicht umlagefähig
- Betriebskosten des Gemeinschaftseigentums — teilweise umlagefähig, siehe unten
- Sonderumlagen — i. d. R. nicht umlagefähig, betreffen meist Sanierungen
Die 17 umlagefähigen Betriebskostenarten
Was ein vermietender Eigentümer an seinen Mieter weitergeben darf, ist in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgezählt — und nur, wenn die Umlage im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist:
Grundstücksbezogen
- Grundsteuer
- Wasserversorgung und Entwässerung
- Straßenreinigung und Müllabfuhr
Gebäudebezogen
- Heizung und Warmwasser
- Aufzug
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger
Sonstige
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart
- Weitere laufende Kosten nach Nr. 17 BetrKV
Was nicht umgelegt werden darf
Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen gehören nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten — sie zählen zu den laufenden Kosten des Eigentümers, nicht des Mieters. Das ist einer der häufigsten Fehler in selbst erstellten Abrechnungen: Positionen aus der Hausgeldabrechnung werden unreflektiert in die Betriebskostenabrechnung übernommen, obwohl sie dort rechtlich nichts zu suchen haben.
Aktuelle Änderung: Kabelanschluss
Seit dem 1. Juli 2024 ist der klassische Sammelanschluss für Kabelfernsehen nicht mehr umlagefähig. Ältere Abrechnungsvorlagen, die diese Position noch enthalten, sollten entsprechend angepasst werden.
Verteilerschlüssel und Fristen
Fehlt im Mietvertrag eine ausdrückliche Vereinbarung zum Verteilerschlüssel, gilt gesetzlich die Verteilung nach Wohnfläche (§ 556a BGB). Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung vor, mindestens einen erheblichen Teil verbrauchsabhängig abzurechnen. Die fertige Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB) — wird diese Frist versäumt, ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen.
Dieser Beitrag bietet eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Häufig gestellte Fragen
Sind Hausgeldabrechnung und Betriebskostenabrechnung dasselbe?
Nein. Die Hausgeldabrechnung betrifft das Innenverhältnis der Eigentümergemeinschaft, die Betriebskostenabrechnung das Verhältnis zwischen vermietendem Eigentümer und seinem Mieter. Nur ein Teil des Hausgelds ist auf Mieter umlagefähig.
Darf die Verwaltervergütung auf den Mieter umgelegt werden?
Nein. Verwaltungskosten gehören nicht zu den umlagefähigen Kostenarten und müssen vom Eigentümer selbst getragen werden.
Bis wann muss ein Vermieter die Betriebskostenabrechnung zustellen?
Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Danach ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen.